Cum funcționează organizațiile

O organizație îți permite să administrezi mai multe companii din același cont InstalManager. Este utilă atunci când lucrezi cu mai multe entități juridice, dar vrei să păstrezi o bază comună de clienți și locații.

Prima companie creată la înregistrare devine compania principală a organizației. Companiile adăugate ulterior sunt companii secundare.

Ce poți face într-o organizație

Dintr-o organizație poți:

  • adăuga companii secundare
  • comuta între companiile la care ai acces
  • stabili la ce companii poate lucra fiecare utilizator
  • folosi aceiași clienți și aceleași locații în toate companiile din organizație

Cine poate administra organizația

Doar proprietarul organizației poate:

  • adăuga o companie secundară
  • modifica accesul altor utilizatori la companiile din organizație
  • decide la ce companii are acces un utilizator nou sau existent

Proprietarul organizației nu își poate modifica propriul acces la companii din formularul de utilizator.

Cum adaugi o companie secundară

Poți adăuga o companie secundară atunci când vrei să gestionezi încă o entitate juridică în aceeași organizație.

Pentru a adăuga o companie:

  1. Deschide meniul principal din aplicație.
  2. Intră în pagina Profil companie.
  3. Mergi la secțiunea Organizație.
  4. Apasă Adaugă companie secundară.
  5. Completează câmpurile cerute.
  6. Apasă Creează.

Formularul cere următoarele informații: Denumire, CUI, Adresă, Email, Telefon.

După creare, noua companie apare în lista din secțiunea Organizație și în selectorul de companii din meniul aplicației.

Cum comuți între companii

Dacă organizația ta are mai multe companii, poți comuta între ele direct din interfața aplicației, fără să te deloghezi.

Selectorul de companii apare în meniul principal al aplicației, în zona de sus a meniului lateral. Butonul afișează numele companiei active. Selectorul este afișat doar dacă organizația are cel puțin două companii și ai acces la mai multe companii. Pentru conturile cu o singură companie, acest buton nu apare.

Pentru a comuta compania:

  1. Deschide meniul principal.
  2. Apasă butonul cu numele companiei active.
  3. Alege compania pe care vrei să lucrezi.

După selectare, aplicația se reîncarcă și te duce în Dashboard pentru compania aleasă.

Compania activă este afișată pe butonul selectorului, iar în lista de companii, compania activă este marcată ca selectată. Dacă apeși pe compania deja activă, aplicația nu face nicio schimbare.

Ce resurse sunt comune în organizație

Următoarele resurse sunt partajate între companiile din aceeași organizație:

  • Clienți
  • Locații

Dacă adaugi un client sau o locație într-o companie, acestea vor fi disponibile și când comuți pe altă companie din aceeași organizație.

Ce rămâne separat pe fiecare companie

Restul datelor operaționale rămân separate pe compania activă, inclusiv:

  • Profil companie
  • serii și setări de documente
  • Autorizatii ANRE
  • Autorizatii ISCIR
  • Analizoare de gaz
  • Facturi & Stocuri
  • Lucrări
  • Abonament

De exemplu, o factură creată pe o companie nu apare în lista de facturi a altei companii din aceeași organizație.

Cum gestionezi accesul utilizatorilor la companii

Într-o organizație cu mai multe companii, proprietarul organizației poate decide la ce companii are acces fiecare utilizator.

Accesul se gestionează din formularele de utilizatori, prin câmpul Companii.

Există câteva reguli importante:

  • proprietarul organizației nu își poate modifica propriul acces din formularul de utilizator
  • fiecare utilizator trebuie să aibă acces la cel puțin o companie
  • un utilizator poate primi acces doar la companii din aceeași organizație

Pentru un utilizator nou:

  1. Intră în pagina Utilizatori.
  2. Apasă butonul pentru adăugarea unui utilizator nou.
  3. Completează datele utilizatorului.
  4. În câmpul Companii, selectează una sau mai multe companii.
  5. Salvează utilizatorul.

Pentru un utilizator existent:

  1. Intră în pagina Utilizatori.
  2. Deschide formularul de editare pentru utilizatorul dorit.
  3. În câmpul Companii, adaugă sau elimină companiile la care utilizatorul trebuie să aibă acces.
  4. Salvează modificările.

Dacă utilizatorul primește acces la mai multe companii, va vedea selectorul de companii în meniul aplicației.

Dacă elimini accesul unui utilizator la o companie, acesta nu va mai putea lucra în compania respectivă. Dacă utilizatorul era conectat deja pe acea companie, va trebui să se autentifice din nou cu un acces valid.